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| Scheda sintetica |
Qualsiasi documento è identificato
da alcuni parametri tipici dello stesso;
ad esempio Nome e Cognome identificano una persona;
il numero di Partita IVA identifica una azienda,
il numero di Repertorio identifica un Atto Notarile
e così’ via. E’ quindi fondamentale,
in fase di archiviazione, poter stabilire dei parametri
caratteristici da associare al documento da archiviare
e poter poi, in fase di consultazione, utilizzare
il contenuto degli stessi per poter ricercare rapidamente
i documenti interessati.
QuickDoc permette di configurare fino a quattro
parametri comuni a tutti i documenti più
altri quattro parametri per ogni tipologia di documento,
gestendo un massimo di novecentonovantanove tipologie
di documenti differenti. Mediante questi parametri
il documento viene quindi classificato e
archiviato insieme a tutti gli altri in
un gigantesco contenitore. Tramite un potente database
è possibile poi ricercare in questo contenitore
il documento desiderato, inserendo come chiavi di
ricerca gli estremi che caratterizzano il documento
stesso e, praticamente in ‘tempo reale’,
identificare e visualizzare il documento trovato
che può essere visualizzato, stampato, esportato,
inviato a terzi e così via.
Non vi sono limiti ai formati dei documenti
che si desidera archiviare; i documenti cartacei,
tramite scanner, vengono salvati in formato grafico
nel contenitore generale di archiviazione e visualizzati
sfruttando l’applicativo di gestione dei file
grafici presente sulla stazione di consultazione.
I documenti già in formato elettronico, siano
essi il risultato di Word Process, piuttosto che
Fogli Elettronici, Progetti CAD o semplici E-Mail,
vengono salvati in formato nativo e visualizzati
utilizzando lo stesso programma che li ha prodotti.
QuickDoc si basa su una tipica architettura
Client-Server in ambito LAN e permette
di stabilire privilegi differenti agli utenti che
si connettono con il sistema, garantendo così
la riservatezza dei documenti sensibili
e l’accesso agli stessi solo a personale abilitato.
QuickDoc permette inoltre di generare CD
o DVD contenenti la totalità, oppure
solo una parte, dei documenti archiviati; tali supporti
contengono al loro interno anche le chiavi di ricerca
che permettono di rintracciare i documenti ed è
quindi possibile consultare l’archivio aziendale
a casa propria mediante un PC portatile dotato di
lettore CD-DVD, oltre che essere un ottimo metodo
per salvare le archiviazioni finora effettuate.
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